Zásady zpracování osobních údajů

Službu Volaryx provozuje Ondřej Hubáček, IČO: 07371578, DIČ: CZ9612011750, se sídlem Františka Metelce 174, 391 75 Malšice (dále jen „provozovatel“). Kontakt pro záležitosti osobních údajů: info@volaryx.com.

Provozovatel vystupuje ve dvou rolích:

• Správce — u údajů uživatelů služby (firem a podnikatelů, kteří si zřídili účet; dále jen „uživatel“).
• Zpracovatel — u údajů, které do kalkulačky vyplní zákazníci uživatele. Správcem těchto údajů je uživatel (provozovatel kalkulačky, u kterého zákazník poptává tisk); podmínky zpracování stanoví zpracovatelská smlouva v části 8 těchto zásad.

a) Údaje uživatelů (jsme správce):

• Účet a fakturace — e-mail, název firmy, IČO, DIČ, adresa. Účel: vedení účtu, poskytování služby, fakturace a plnění daňových povinností. Právní základ: plnění smlouvy a právní povinnosti.
• Nastavení a obsah účtu — ceníky, texty, logo, přijaté poptávky. Účel: poskytování služby. Právní základ: plnění smlouvy.
• Platební údaje — zpracovává platební brána (Stripe); provozovatel nemá přístup k číslům karet. Právní základ: plnění smlouvy a právní povinnosti (účetnictví).
• Provozní a technické záznamy — záznamy o chybách a provozu služby (mohou obsahovat IP adresu a technické údaje o zařízení). Účel: zabezpečení, odhalování a oprava závad. Právní základ: oprávněný zájem na spolehlivém a bezpečném provozu.
• Servisní e-maily — zprávy nutné k chodu účtu (potvrzení registrace, obnova hesla, upozornění k předplatnému a poptávkám). Právní základ: plnění smlouvy, nelze je odhlásit.
• Produktové novinky — e-maily o novinkách ve službě a tipech k jejímu používání posíláme uživatelům účtu. Právní základ: oprávněný zájem na informování o službě, kterou uživatel využívá. Každý e-mail má odhlášení jedním kliknutím. Návštěvníkům veřejné hobby kalkulačky je posíláme jen když o ně výslovně požádají.
• Pošta (e-mailový klient v administraci) — pokud uživatel tuto funkci zapne, propojí Volaryx se svou e-mailovou schránkou přes sub-dodavatele Unipile. Obsah e-mailů (přijaté i odeslané zprávy) se u nás trvale neukládá do databáze — při otevření schránky se pokaždé znovu načte přímo ze schránky uživatele a dočasně drží jen v paměti prohlížeče. Účel: umožnit komunikaci se zákazníky přímo z administrace. Právní základ: plnění smlouvy.

b) Údaje zákazníků uživatele (jsme zpracovatel): jméno, e-mail, telefon, fakturační a dodací adresa, případně IČO/DIČ, obsah poptávky a zakázky včetně nahraných souborů, údaje na kartě zákazníka, na dokladech a na zásilce, a — pokud uživatel zapne Poštu — obsah e-mailů ve schránce uživatele (u nás se trvale neukládá). Zjednodušená kopie 3D modelu se na naše úložiště nahrává už při výpočtu ceny, ještě než zákazník poptávku odešle (dočasné kopie mažeme nočním úklidem, viz část 3). Účel: provoz služby pro uživatele. O účelu a době zpracování rozhoduje uživatel jako správce; zákazník se s dotazy obrací primárně na něj.

c) Údaje návštěvníků webu, hobby kalkulačky a formulářů (jsme správce):

• Návštěva webu a administrace — technické záznamy o chybách (mohou obsahovat IP). Měření návštěvnosti (PostHog) zapínáme jen se souhlasem; pod náhodným identifikátorem, u přihlášeného účtu pod technickým ID firmy. Právní základ měření: souhlas. Právní základ chybových záznamů: oprávněný zájem na bezpečném provozu.
• Hobby kalkulačka — nahraný model a zadané údaje k výpočtu ceny; zjednodušená kopie modelu se pro výpočet nahraje na naše úložiště a smaže nočním úklidem (viz část 3); pokud si necháte poslat rozpis, e-mail. Účel: spočítat cenu a poslat vyžádaný rozpis. Právní základ: plnění požadavku (smlouva / jednání o ní). Marketing jen když ho zvlášť zaškrtnete.
• Kontaktní formulář — e-mail, předmět, zpráva. Účel: odpovědět. Právní základ: oprávněný zájem / jednání o smlouvě. Neposíláme z toho novinky.
• Tipy e-mailem z patičky webu — e-mail. Účel: posílat tipy k nacenění. Právní základ: souhlas (odeslání formuláře). Kdykoli odhlásíte.

• Údaje účtu — po dobu trvání účtu. Po zrušení účtu běží 30denní ochranná lhůta (zrušení lze vzít zpět) a poté jsou data účtu nevratně smazána.
• Účetní a daňové doklady — po dobu stanovenou právními předpisy.
• Poptávky a jejich přílohy — záznam o poptávce (bez nahraných souborů) zůstává v uživatelově administraci po dobu, kterou určuje uživatel jako správce (nejdéle do smazání poptávky uživatelem nebo zániku jeho účtu). Samotné nahrané soubory (3D modely a přílohy) se z úložiště automaticky mažou podle tarifu uživatele od odeslání poptávky: Free 14 dní, Start 90 dní, Profi 180 dní, Profi+ 365 dní. Záznam o poptávce a zakázce zůstává.
• Dočasné soubory kalkulačky — zjednodušená kopie 3D modelu nahraná už při výpočtu ceny (i když poptávka nakonec neodejde). Mažeme nočním úklidem, zpravidla do 48 hodin.
• Provozní a chybové záznamy — po omezenou dobu nutnou k zabezpečení a ladění provozu, poté se automaticky mažou.

Údaje nikomu neprodáváme. K provozu služby využíváme prověřené subdodavatele, kteří údaje zpracovávají podle našich pokynů:

• Supabase — databáze, přihlašování a úložiště souborů (servery v EU, Frankfurt).
• Vercel — hosting aplikace.
• Stripe — zpracování plateb a fakturace předplatného.
• Resend — odesílání e-mailů.
• Fly.io — technický výpočet parametrů 3D modelů (servery v EU, Frankfurt).
• Sentry — sledování chyb aplikace (servery v EU).
• PostHog — produktová analytika a měření průchodu službou pod náhodným identifikátorem nebo technickým ID firmy (servery v EU).
• Better Stack — hlídání dostupnosti služby (bez přístupu k údajům zákazníků).
• Unipile — technické zprostředkování přístupu k e-mailové schránce uživatele pro funkci Pošta (viz část 2a); obsah e-mailů u nás trvale neukládáme.

Pokud uživatel v administraci napojí svůj fakturační systém nebo dopravce (například iDoklad, SuperFaktura, PPL, Zásilkovna), předáme na jeho pokyn údaje jeho zákazníka do jeho účtu u této služby. Tyto služby nejsou naši subdodavatelé — zpracovávají údaje pro uživatele.

Někteří subdodavatelé mohou zpracovávat údaje i mimo EU/EHP (zejména USA); v takovém případě je předání zajištěno rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–U.S. Data Privacy Framework) nebo standardními smluvními doložkami. Údaje můžeme dále zpřístupnit orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis.

Data jsou přenášena šifrovaně (HTTPS), přístup k nim je řízen na úrovni jednotlivých účtů (každý uživatel vidí výhradně svá data), tajné údaje se neukládají do prohlížeče a databáze je pravidelně zálohována. Přístup provozovatele do účtů uživatelů je omezen na nezbytnou správu a podporu a je zaznamenáván.

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu či výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Žádosti vyřizujeme na e-mailu info@volaryx.com bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Jste-li zákazníkem některého z našich uživatelů (poptávali jste tisk přes jeho kalkulačku), obracejte se se žádostmi primárně na něj jako na správce vašich údajů; rádi mu s vyřízením pomůžeme.

Nezbytné cookies používáme bez souhlasu (přihlášení, jazyk). Měření návštěvnosti jen se souhlasem. Podrobnosti a změna souhlasu v Zásadách cookies.

Tato část tvoří zpracovatelskou smlouvu podle čl. 28 GDPR mezi uživatelem (správce) a provozovatelem (zpracovatel). Uzavírá se přijetím obchodních podmínek a trvá po dobu existence účtu.

• Předmět a povaha zpracování: ukládání, zobrazování, předávání a — u Pošty — zprostředkování přístupu k údajům zákazníků správce, které se ve službě objeví (kategorie viz část 2 písm. b; subjekty údajů = zákazníci správce a osoby v jeho schránce), za účelem provozu služby.
• Pokyny: zpracovatel zpracovává údaje výhradně pro chod služby v rozsahu těchto zásad; doloženým pokynem správce je užívání a nastavení služby.
• Mlčenlivost a zabezpečení: zpracovatel zachovává mlčenlivost a přijímá technická a organizační opatření dle části 5.
• Další zpracovatelé: správce uděluje obecné povolení k zapojení subdodavatelů uvedených v části 4. Změnu seznamu zpracovatel předem oznámí (e-mailem nebo v administraci); správce může z tohoto důvodu vypovědět smlouvu zrušením účtu.
• Součinnost: zpracovatel je správci nápomocen při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností v oblasti zabezpečení, posouzení vlivu a ohlašování porušení; porušení zabezpečení oznámí správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví.
• Pokyn v rozporu s právem: zpracovatel správce upozorní, je-li pokyn podle jeho názoru v rozporu s GDPR nebo jiným předpisem o ochraně údajů.
• Výmaz: po zániku účtu zpracovatel údaje smaže postupem dle části 3, ledaže právní předpis vyžaduje jejich další uložení.
• Doložení souladu a kontrola: zpracovatel poskytne správci na vyžádání informace nezbytné k doložení plnění povinností dle tohoto ujednání a umožní přiměřenou kontrolu (nejvýše jednou za rok, není-li incident), po předchozí dohodě termínu.

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně subdodavatelů, funkcí služby nebo právních předpisů. Podstatné změny oznámíme uživatelům e-mailem. Aktuální znění je vždy na této stránce. Předchozí znění je v archivu.